我局于2024年7月8日发出《财政检查通知书》（普财监督[2024]4号），组织检查组自2024年7月10日至7月30日，对舟山市普陀区档案馆（区史志研究室）（以下简称“普陀档案馆”）“2023年数字化档案登记备份及档案接收经费”（以下简称“数字化档案经费”）使用情况进行了专项检查。

此次检查是依据《中华人民共和国会计法》和《政府会计准则》、《政府会计制度》的相关规定进行的。在检查过程中，我们结合被检查单位的实际情况，实施了包括抽查会计记录、项目资料、现场实地查看等我们认为必要的检查程序。在检查过程中，得到了项目单位的积极支持与配合。现将检查情况报告如下：

一、项目单位基本情况

普陀档案馆，统一社会信用代码：12330903MB0M74309E；资金来源：财政全额补助；开办资金：2300万；法定代表人：袁海轮；住所：舟山市普陀区东港海华路589号。

举办单位：中共舟山市普陀区委舟山市普陀区人民政府。

单位主要职责：为社会利用档案资料提供服务。档案接收、征集、鉴定、利用、史志编研。

舟山市普陀区档案馆（区史志研究室）现有数字化固定工作人员15名，13人具有初级以上档案职称资格。

二、项目基本情况

（一）项目背景

电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，国家先后发布了《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发（电子文件管理暂行办法）的通知》（厅字〔2009〕39号）、《中共浙江省委办公厅 浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）、和《中共浙江省委办公厅 浙江省人民政府办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等相关法规。经区委、区政府同意，由普陀档案馆自行开展数字档案登记备份和电子文件工作。

（二）项目建设情况

档案数字化加工项目，建立多岗位、多员工的流水线式的数字化加工模式，自主研发开发数字化管理软件、数字化成果质检软件、适合阶段性加工需求的应用工具小软件。实现无感管理、精准管理。确保人员与任务自动匹配。做到数字化各加工环节环环相扣，数字化成果层层质检，保证数字化工作优质高效。

通过项目建设，不定期开展档案业务培训，打造了一支懂理论、肯学习、会实操的档案整理队伍。

本项目工作人员由舟山市普陀区邦安保安服务有限公司以劳务派遣方式提供，共15人。

（三）内控制度建设情况

普陀档案馆建立了较为规范的内控制度，如：

1、于2020年颁布了《舟山市普陀区档案馆关于印发<舟山市普陀区档案馆财务管理制度>等制度的通知》（舟普档馆〔2020〕16号）文件，在预算管理、财务管理、采购管理及资产管理等4个方面进行了规范。

（1）舟山市普陀区档案馆财务管理制度；

（2）舟山市普陀区档案馆预算管理制度；

（3）舟山市普陀区档案馆非必须招标货物、服务、工程建设项目自行采购管理办法（试行）；

（4）舟山市普陀区档案馆机关资产管理制度。

2、业务管理制度

《档案数字化加工管理制度》和《舟山市普陀区档案馆档案数字化加工业务流程》。

（四）2023年项目完成情况

2023年高质量完成全区城建档案、退役军人档案、馆藏档案、基层档案室档案、部分接收进馆档案的数字化工作。具体如下：

1、完成馆藏档案9个全宗的数字化工作，共计0.02万卷，2.03万件，数字化8.1万页。

2、完成全区12家基层档案室的文书、科技、民生等门类档案的目录著录及前处理、扫描、图文质检等数字化工作，共计0.01万卷，2.04万件，数字化22.31万页。

3、完成城建档案数字化加工1.09万余卷，数字化97.68万页。

4、完成12个乡镇街道及退役军人事务局共0.6万卷的档案整理及数字化工作，形成电子目录数据案卷级0.6万条；文件级6.7万条，扫描20万页，共计1288.78GB。

5、有序开展区应急管理局、六横镇政府等20家单位的满期档案接收进馆工作，并完成其中9家单位的数字化工作，共计0.02万卷，2万余件，数字化8.1万余页。完成电子文件和数字档案的登记备份工作，共计9.8万余件。

6、共接待利用查档0.25万人次，0.4万卷次。

7、2023年共计鉴定26.1万条，完成共享专题目录建设及PDF图片上传30.3万条。

二、检查情况　

（一）项目资金使用情况

经检查，2023年数字化档案登记备份及档案接收经费，预算资金118万元，实际到位资金113.93万元，资金到位率100%；实际使用113.93万元，预算执行率96.55%。主要支出为临时人员工资、维修维护费等。临时人员工资主要组成有基本工资、工龄工资、计量工资等，通过两种渠道发放：一是通过劳务派遣公司发放，每月发放金额固定不变；二是通过普陀档案馆发放剩余工资。 

项目预算及实际支出明细情况

单位：万元

（二）项目执行情况

1、项目财务管理及制度执行情况

项目实施单位财务管理制度比较完善，实际执行依据《舟山市普陀区档案馆财务管理制度》，经检查，执行情况良好。

2、项目执行情况

项目管理制度、数字化加工业务流程比较完善，主要依据《档案数字化加工管理制度》和《舟山市普陀区档案馆档案数字化加工业务流程》，经检查，执行情况良好。

三、检查发现的主要问题

劳务派遣协议书签订不够规范，与舟山市普陀区邦安保安服务有限公司签订的劳务派遣协议书缺少合同当事人的地址、电话，且法定代表人和联系人未签字。

四、总体评价

除存在上述“三”所述的问题外，项目单位能按照预算资金使用计划执行，财务收支符合专项资金的管理要求，程序基本合规，本次检查未发现重大挤占、截留、挪用等违规现象。

五、检查建议

1、科学合理编制年初预算，尽量减少预算调整情况。

2、加强合同规范化管理，合同内容（如地址、合同签订日期、 法定代表人签名等信息）填写需规范、准确、详实，防止合同执行风险。